E-Rechnungen werden im B2B-Geschäft ab 2025 Pflicht und sorgen für Unsicherheit. VFLL-Kollegin Andrea Benesch berichtet im VFLL-Blog über ihre Erfahrungen mit verschiedenen Buchhaltungsprogrammen und gibt Tipps für den Umstieg. Welche Software sich in der Praxis bewährt hat und wie der VFLL dabei unterstützt, ist im Beitrag zu lesen.

von Andrea Benesch

Als Lektorin lebe ich in einer Art Blase. Ich halte mich zwar unter anderem mit dem Duden-Newsletter auf dem Laufenden, arbeite aber hauptsächlich von Auftrag zu Auftrag. Viele wichtige Neuerungen wie neue Gesetze können dabei unbemerkt bleiben. Zum Glück hat ein VFLL-Mitglied das Thema „E-Rechnung und B2B“ schon früh auf die Liste (gemeint ist die Mailingliste des VFLL, über die sich VFLL-Mitglieder untereinander austauschen) gebracht. Inzwischen gibt es auch eine offizielle Handreichung dazu, den Link findet ihr am Ende des Beitrags.

Ein Gesetz mit harmlosem Titel

In dem Gesetz mit dem harmlosen Titel „Wachstumschancen-Gesetz“ verbirgt sich eine entscheidende Änderung, die für uns Freie Lektor*innen die Buchhaltung auf entscheidende Art und Weise verändern wird: Ab Januar 2025 gilt im B2B-Geschäft die Pflicht zur E-Rechnung. Das bedeutet, dass Rechnungen nicht mehr als einfache PDFs verschickt werden können, sondern von einem entsprechenden Programm als aufbereitete Rechnungen erstellt und verarbeitet werden müssen.

Übergangsregelungen

Erst 2028 tritt diese Regelung vollständig in Kraft, davor gelten noch folgende Übergangsregelungen: Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen über B2B-Umsätze in Papierform und als PDF übermittelt werden – Achtung: nur wenn der Auftraggeber dem explizit zustimmt! –; bis Ende 2027 dürfen Papierrechnungen weiterhin übermittelt werden, wenn der Umsatz im Jahr 2026 unter 800.000 Euro lag.

Buchhaltungssoftware ausprobieren

Ich hatte mich bereits mit Buchhaltungssoftware beschäftigt, aber relativ schnell die Segel gestrichen, weil es einfach so viele verschiedene Programme gibt, die alle etwas anders aufgebaut sind, unterschiedliche Anforderungen haben und für Soloselbstständige oft überdimensioniert sind.

Mit der neuen Pflicht musste ich mich aber wieder damit auseinandersetzen. Eine von mir durchgeführte, nicht repräsentative Umfrage unter VFLL-Mitgliedern zeigte, dass viele noch keine Software nutzen. Von denen, die es tun, verwenden die meisten LexOffice, gefolgt von SevDesk und Papierkram.

Eigene Erfahrungen

Jede Software hat ihre eigenen Vor- und Nachteile, daher ist es wichtig, individuell zu entscheiden, welches Programm am besten passt. Papierkram hatte ich schon getestet, das Programm war nicht mein Fall. Ich nutzte daraufhin LexOffice und SevDesk jeweils in kostenlosen Probephasen: Was kann das Programm? Wie ist es aufgebaut? Wie bekomme ich die Einstellungen so hin, dass sie für mich nützlich sind? Bestes Beispiel dazu ist immer die Rechnung. Man generiert eine Vorlage, die dann immer wieder bei jeder Rechnung benutzt wird. Beide Programme hatten für mich das Problem, dass dort alles entsprechend voreingestellt ist für Shops. Es gibt Stückzahlen, Preis pro Stück, etc. alles Dinge, mit denen wir Lektor*innen nicht viel anfangen können. Also musste der jeweilige Kundenservice ran. Beide antworteten gleich schnell innerhalb von zwölf Stunden, allerdings war die Lösung von LexOffice für mich einfacher umzusetzen. Ich probierte einiges aus und am Ende fühlte sich LexOffice für mich richtig und einfach an, verglichen mit den Alternativen.

Empfehlungen und Tipps

Es gibt bei allen Anbietern Vor- und Nachteile, deswegen rate ich den Interessierten, sich damit eingehender auseinanderzusetzen. Jedes Programm hat seine eigene Benutzeroberfläche, funktioniert auf seine eigene Art. Das muss man für sich individuell herausfinden, welche Oberfläche und welcher Aufbau am besten funktioniert.

Es gibt während des Jahres immer wieder Rabatte bei den verschiedenen Anbietern. Ich tätige selbst gern Schnäppchenkäufe und werde die von mir präferierte Software im November während der groß angelegten Rabattaktion am Tag nach dem amerikanischen Erntedankfest günstig erwerben. Wer sich spätestens dann zum Kauf entscheidet, hat bis zum Inkrafttreten des neuen Gesetzes noch einen Monat Zeit, um sich endgültig in dem jeweiligen Programm zurechtzufinden, die Kundenkartei zu übertragen, und ist rechtzeitig zum 1. Januar 2025 startklar. Ein weiterer Vorteil: Ein Wechsel zum Jahresende vermeidet ein mögliches Chaos wegen der fortlaufenden Rechnungsnummern.

VFLL-Mitglied und Autorin des Beitrags Andrea Benesch, Foto: (c) privat

Hoffentlich konnte ich mit dem Beitrag ein wenig die Angst vor Buchhaltungsprogrammen nehmen. Es gibt zahlreiche Hilfeforen und schnellen Support, um den Einstieg zu erleichtern. Und im Zweifelsfall gibt es ja auch noch die VFLL-Liste – da findet sich eigentlich immer jemand, der helfen kann.

Text: Andrea Benesch
Korrektorat: Sibylle Schütz
Beitragsbild: StockSnap/Pixabay

Im internen Mitgliederbereich der VFLL-Website findet sich unter dem Stichwort Tipps, Arbeitshilfen und Tools eine kurze Handreichung zur E-Rechnung.

Andrea Beneschs Website und Eintrag im VFLL-Lektoratsverzeichnis