Die Orga in den Zeiten von Covid-19

Die einmal im Jahr stattfindende Fachtagung Freies Lektorat zu organisieren, die dank des unermüdlichen Engagements vieler VFLL-Mitglieder zu den Highlights des Verbands zählt, ist an sich schon eine große Leistung und auch Herausforderung im positiven Sinn. Was es jedoch bedeutet, in Zeiten von Corona eine solche Veranstaltung zu planen, davon berichten zwei der Mitglieder aus dem Organisationsteam für das Event in Halle (Saale), Constanze Wirsing und Dr. Grit Zacharias.

Die Fachtagung Freies Lektorat findet vom Freitag, 16. bis Sonntag, 18. September 2022 in Halle (Saale) statt. Die Anmeldung zur Fachtagung ist online möglich. Anmeldeschluss ist der 14. August 2022.

Von Constanze Wirsing und Dr. Grit Zacharias

Das Haupthaus der Franckeschen Stiftungen: Hier findet die Fachtagung im September statt.

Jedes Mal, wenn ich mein E-Mail-Postfach öffne, warnt mich eindringlich ein roter Balken: 98 Prozent Ihres Speicherplatzes sind belegt. Ausmisten wäre wohl das Gebot der Stunde, aber ich ignoriere die Meldung und freue mich lieber, dass mein Postfach zwar überfüllt, aber einigermaßen gut sortiert ist. Die meisten E-Mails schaffen es in die für sie bestimmten Unterordner, etwa „privat“ oder „Auftraggeber X“, „Auftraggeberin Z“. Einer der beiden vollsten Ordner in meinem Postfach heißt „FFL MV ORGA 2020“. Er allein beinhaltet momentan 934 E-Mails, und ich weiß, es wären noch deutlich mehr, wenn ich nicht regelmäßig Okay-, Danke- oder ähnliche kurze Mails gelöscht hätte. Die jüngste Mail ist von vor fünf Minuten – die erste Führung am Freitagnachmittag sei ausgebucht –, die älteste vom 7.12.2018 –, ob die Regionalgruppe Leipzig sich vorstellen könnte, die Fachtagung Freies Lektorat 2020 auszurichten. Dazwischen liegen gut dreieinhalb Jahre.

Dreieinhalb Jahre Vorbereitungszeit

Dreieinhalb Jahre Vorbereitungszeit für die Fachtagung Freies Lektorat 2022? Klingt nach einem Mega-Event mit Tausenden Teilnehmer*innen, die, ausgestattet mit gesponsorten Health-Drinks und Energy-Snacks, eine Woche lang über den edelsten Tagungsboden der Stadt flanieren und sich Abend für Abend zwischen mehreren von uns organisierten Social Events entscheiden können. Doch wir hatten eigentlich nur für 120 Teilnehmer*innen und ein Wochenende zu planen. Und wir waren zu zehnt! Aber in dreieinhalb Jahren kann eben auch viel passieren …

Mit den Franckeschen Stiftungen den schönsten Tagungsort überhaupt gefunden!

Der Ordner in meinem Postfach heißt nicht umsonst „FFL MV ORGA 2020“. Die Fachtagung unter dem Motto „Vom Lesen und Lernen“ sollte ursprünglich im September 2020 stattfinden. Also organisierten wir übers Jahr 2019 fleißig: Tagungsort – da wir nach x Besichtigungen in Leipzig nicht fündig geworden waren, wir keine passenden, schönen und vor allem bezahlbaren Räume gefunden hatten, schielten wir in die Nachbarstadt Halle und fanden dort mit den Franckeschen Stiftungen den schönsten Tagungsort überhaupt! Danach ging es weiter mit der Raumplanung vor Ort, mit der Planung Podiumsdiskussion, Workshopthemen, Yoga, aber auch mit Catering, Hotels, Rahmenprogramm, Abendveranstaltungen … Alles musste in der Gruppe diskutiert und mindestens einmal vor Ort besichtigt, verkostet, abgesprochen werden. Pünktlich zur Save-the-Date-Mail im Mai 2020 war dann auch alles in Sack und Tüten, und dann – war Stille. Die pandemischen Bedingungen machten unsere Pläne zunichte (und nicht nur unsere), die Tagung wurde abgesagt, wir stornierten alles, vertrösteten Referent*innen, Caterer und uns selbst aufs nächste Jahr.

Die „Wunderkammer“ im historischen Waisenhaus

2021 – here we go! Das Programm stand nun immerhin, alle Referent*innen wieder auf Stand-by, ein paar Aktualisierungen hier und da. Wir waren ja gut eingearbeitet in die Tagungsorga, Aufgaben waren klar verteilt – was sollte schon schiefgehen? Nun, ihr wisst es: Corona war noch nicht fertig mit uns und der Welt; in diesem Jahr schafften wir es nicht mal bis zur Save-the-Date-Mail.

Aller guten Dinge sind drei

Von oben ganz oben aus dem Turm auf die Franckeschen Stiftungen blicken

Aller guten Dinge sind drei, heißt es. Motivationsfragen stellten wir uns nicht, wir waren immer noch zu zehnt, inzwischen ein eingeschworenes Team, unsere Zoom-Meetings liefen mittlerweile wie am Schnürchen, also 2022 auf ein Neues! Doch nun kams dicke: Bei der Freitagabend-Location hatte es einen Betreiberwechsel gegeben, der neue Betreiber konnte uns den September-Termin nicht zusichern, die Samstagabend-Location hatte corona- und wasserschadenbedingt aufgegeben und existierte nicht mehr. Darauf hatte nun wirklich niemand von uns Lust! Aber es half ja nichts, also wieder: Vorauswahl im Netz, Besichtigungstermine in Halle, Gespräche mit den Betreibern, Abwägen der Für und Wider, und schließlich zweimal ein Für. Parallel dazu erneute Absprachen mit allen Referent*innen, mit dem Fotografen, Fertigstellung der Tagungsunterlagen, Suche eines DJs, Kostenplanung, Hotelbuchungen, Stadtführungen etc.

Die Anmeldung läuft

Inzwischen, knapp sieben Wochen vor der Tagung, beschäftigen wir uns mit der „Checkliste Tagungsdurchführung“, mit der Anzahl von Stellwänden, Beamern, Mikros und mit Pressemeldungen – und es fühlt sich fast so an, als würde die Tagung tatsächlich stattfinden. So richtig glauben werden wir das wohl erst am 16. September, wenn ihr hoffentlich zahlreich und aus allen Teilen der Republik nach Halle kommen werdet. Wer’s noch nicht getan hat: Anmelden könnt ihr euch bis zum 14. August, und zwar hier. Wir freuen uns wirklich sehr auf euch!

Im Orga-Team sind wir uns übrigens einig: Nach der Tagung, wenn der Freylinghausen-Saal der Franckeschen Stiftungen durchgefegt ist, die letzten Feedback-Bögen eingesammelt und ausgewertet sind, alle Referent*innen ihre Rechnungen verschickt haben, dann werden wir zehn uns wieder treffen, gemeinschaftlich unsere E-Mail-Postfächer öffnen und auf „Löschen“ klicken – und so Platz für etwas Neues schaffen.

Constanze Wirsing, Sprecherin der VFLL-Regionalgruppe Leipzig und Mitorganisatorin der Fachtagung, Foto: © Constanze Wirsing / privat

Dr. Grit Zacharias, frühere Sprecherin der VFLL-Regionalgruppe Leipzig und Mitorganisatorin der Fachtagung, © Dr. Grit Zacharias / privat

Text: Constanze Wirsing und Dr. Grit Zacharias
Fotos: (c) Dr. Grit Zacharias
Beitragsbild: (c) VFLL e. V. 


Weitere Infos zur Fachtagung Freies Lektorat 2022

Die Fachtagung Freies Lektorat findet vom Freitag, 16. September bis Sonntag, 18. September 2022 in Halle statt. Die Anmeldung zur Fachtagung ist ab sofort online möglich. Anmeldeschluss ist der 14. August 2022.

Zum Programm Fachtagung Freies Lektorat 2022 in Halle


Constanze Wirsings Website
Dr. Grit Zacharias’ Website und Profil im VFLL-Verzeichnis


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