Anfang Mai gab es einen Aufruf im Verband. Der VFLL suchte eine Person, die die Tagungskoordination für die Fachtagung Freies Lektorat übernehmen wollte. Erfreulicherweise war die Suche schnell von Erfolg gekrönt: Neue Tagungskoordinatorin ist Stefanie Weiß aus Haar bei München (Regionalgruppe Bayern).

Du übernimmst die Tagungskoordination für die Fachtagung Freies Lektorat. Was gibt es da alles zu tun?

Ja, ich übernehme die Koordination für die Fachtagung, aber auch für die Mitgliederversammlung sowie die Arbeitstagung des Vorstands und des Regionalrats sowie des Fortbildungs- und des Kommunikationsteams.

Den größten Unterschied bei den anstehenden Aufgaben macht natürlich die Frage, ob eine Veranstaltung online oder in Präsenz stattfindet.

Für Präsenzveranstaltungen gilt: weit genug im Voraus planen. Man muss eine Location finden und buchen, die für alle gut erreichbar ist, Platz für eine so große Gruppe bietet und die entsprechenden Räumlichkeiten für Workshops, Besprechungen in großer und kleiner Besetzung etc. bereithält.

Wenn der Termin näher rückt, müssen Rahmenbedingungen und Tagungsordnungspunkte geklärt werden: Was ist das Motto? Welche Themen sollen im Fokus stehen? Welche Referent*innen könnten eingeladen werden, um beispielsweise Workshops anzubieten oder Impulsvorträge zu halten. Wollen wir vielleicht auch andere Formate ins Spiel bringen wie zum Beispiel Open Space? Sind die gebuchten Räume dafür geeignet?

Neben inhaltlichen Fragen geht es natürlich vor allem um die Organisation: Man muss regelmäßig Rücksprache mit den zuständigen Personen am Tagungsort halten, Abläufe planen, Zeitpläne mit dem Vorstand absprechen (Wer braucht wie viel Redezeit, gibt es Wahlen oder Abstimmungen über Anträge?), Einladungen konzipieren und verschicken sowie die Rückmeldungen verwalten. Zusätzlich gilt es eine Reihe von Fragen zu klären: Welche Technik brauchen wir? Was ist vor Ort verfügbar? Gibt es die Möglichkeit, ein gemeinsames Abendessen für die ganze Gruppe zu veranstalten?

Zum Glück bin ich mit diesen vielen Aufgaben nicht alleine. Mich unterstützt ein super Organisationsteam und zudem sind wir immer im Austausch mit dem Vorstand. In der Regel ist auch immer ein Vorstandsmitglied direkt ansprechbar und zur Unterstützung mit im Team dabei. Mein Job dabei? Der Name „Koordinatorin“ sagt es eigentlich schon: Ich bin vor allem dafür zuständig, den Überblick zu behalten und zu wissen, was an welcher Stelle zu tun ist. Bei der Umsetzung der einzelnen Aufgaben helfen dann alle zusammen.

Meine erste Aufgabe ist die anstehende Mitgliederversammlung im September, die dieses Jahr wieder online stattfindet. Das hat für die Organisation Vor- und Nachteile: Man muss sich zwar um keinen Tagungsort bemühen, aber für eine so große Online-Veranstaltung mit vielen Teilnehmenden, mit unterschiedlichen Tagungsordnungspunkten und vor allem mit Wahlen braucht man definitiv professionelle Hilfe bei der Durchführung. Wir haben glücklicherweise mit Annette und Tanja von der Agentur Lindmanns die perfekte Unterstützung gefunden.

Abgesehen davon wurde mir der Einstieg wirklich sehr leicht gemacht: Vieles war schon in die Wege geleitet, das Orgateam mit Caroline Holert und Bettina Kalsing stand schon fest und Bettina Scharp hatte kommissarisch die Aufgabe der Vorstandsvertretung übernommen und mich bei allen Aufgaben und Terminen bestens unterstützt. Nicht zuletzt hat sich auch Ulrike Dorgeist, die das Amt über viele Jahre hinweg innehatte, viel Zeit für die Übergabe genommen und auch weiterhin ihre Unterstützung bei allen Fragen angeboten. Das ist wirklich großartig!

Was ist an der Aufgabe für dich reizvoll, dass du deinen Hut in den Ring geworfen hast?

Ich bin wirklich leidenschaftlich gerne Lektorin, mag es aber auch, verschiedene Aufgaben zu jonglieren, und ich liebe es einfach, zu organisieren. Dafür ist dieses Amt perfekt geeignet und der Aufwand durch die konkreten Aufgaben auch gut planbar – zumindest meiner bisherigen Erfahrung nach. Außerdem lernt man durch so ein Amt auch die Strukturen eines Verbandes viel besser kennen. Das finde ich reizvoll.

Wie alle Verbände lebt auch der VFLL davon, dass die Mitglieder aktiv mit dabei sind und Aufgaben übernehmen. Man bekommt viel geboten und so kann man wieder etwas zurückgeben. Natürlich nur, wenn man die zeitlichen Kapazitäten dafür hat! Und die habe ich glücklicherweise im Moment.

Darüber hinaus mag ich es tatsächlich sehr, durch so eine Aufgabe hinter die Kulissen blicken zu können. Deshalb habe ich auch in den vergangenen Jahren immer wieder Chancen genutzt, um bei verschiedensten Veranstaltungen im Hintergrund mitzuwirken. Sei es im beruflichen Kontext, wenn es darum ging, während meiner Zeit als wissenschaftliche Mitarbeiterin an der TU Chemnitz Tagungen oder auch Exkursionen für die Studierenden auf die Beine zu stellen oder als Verlagsmitarbeiterin die Messeauftritte zu organisieren. Aber auch privat als Vorstandsmitglied im Chor, als Teil des Orgateams des historischen Musikfests in Eichstätt oder unterstützend bei Meisterkursen auf Schloss Seehaus in Franken.

Welche Schwerpunkte hast du im Lektorat? Seit wann bist du im Verband Mitglied? Stellst du dich kurz vor?

Im Verband bin ich erst seit März 2023, kenne ihn aber schon eine ganze Weile. Ich habe mich im Sommer 2022 für die Selbstständigkeit entschieden und bin seitdem als freiberufliche Lektorin tätig. Meine Schwerpunkte sind Wissenschaftslektorat, Sachbuch und Corporate Publishing – mit Fokus auf nachhaltige Themen.

Nach meinem Studium der Germanistik, Philosophie und vergleichenden Kulturgeschichte in Regensburg und Jena arbeitete ich zunächst als wissenschaftliche Mitarbeiterin und Dozentin am Lehrstuhl für deutsche Literatur- und Sprachgeschichte des Mittelalters und der Frühen Neuzeit an der TU Chemnitz. Anschließend wechselte ich in die Verlagsbranche und war mehrere Jahre als Lektorin und Projektmanagerin für einen kleineren Verlag in München tätig.

Vor zwei Jahren habe ich eine Weiterbildung zur Bildungsreferentin für nachhaltige Entwicklung gemacht, da ich nach einem Weg gesucht hatte, meine Herzensthemen zu verbinden: Lektorat, Bildung und Nachhaltigkeit. In diesem Rahmen gebe ich im Herbst beispielsweise Führungen für Schulklassen und Erwachsene durch die Ausstellung „Zukunft im Wandel“ in Freising.

Ansonsten singe ich mit großer Begeisterung in zwei Chören, einem Gospelchor und einem Pop-/Jazz-Chor, und habe vor kurzem meine Leidenschaft für das Bogenschießen entdeckt.

Wer Fragen hat, kann sich gern bei Stefanie Weiß melden: tagungsorganisation@vfll.de

Interview: Katja Rosenbohm
Beitragsfoto: Stefanie Weiß, privat

Stefanie Weiß’ Profil im VFLL-Lektoratsverzeichnis

Beiträge zur Fachtagung Freies Lektorat:
Neue Ehrenmitglieder und lebendiges Engagement (2022)
Mächtige Wörter und freudige Feier (2022)
Die Orga in den Zeiten von Covid-19 (2022)